
Kişisel
Verileri Saklama ve İmha Politikası ("Politika”), Milagro Yem Sanayi ve Ticaret
A.Ş ("Veri Sorumlusu” anılacaktır) bünyesinde gerçekleştirilmekte olan saklama
ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları
belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Veri
Sorumlusu olarak temel prensibimiz; Hissedar/Ortak, Diğer - Kamu Görevlisi,
Çalışan, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Tedarikçi Yetkilisi, Ziyaretçi, Veli /
Vasi / Temsilci, Tedarikçi Çalışanı, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı,
Habere konu kişi, Diğer - İnternet Sitesi Ziyaretçi, Diğer - Bayi Yetkilisi,
Diğer - Distribütör, Çalışan Adayı, Diğer - Doktor, Diğer - İş Sağlığı ve
Güvenliği Uzmanı, Diğer - İşyeri Hekimi ve diğer üçüncü kişiler ilgili
kişilerine ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler ve
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun”) ve diğer ilgili
mevzuatlara uygun olarak işlenmesidir. Bu kapsamda ilgili kişilerin hak kaybına
uğramaması ve haklarını etkin bir şekilde kullanması öncelik olarak
belirlenmiştir.
İşbu
hazırlanan Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası, 6698 Sayılı Kişisel
Verilerin Korunması Kanunu, 28.10.2017 tarih ve 30224 Sayılı Resmi Gazetede
yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale
Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ("Yönetmelik”) ve diğer mevzuat hükümlerine
uyumlu şekilde hazırlanmıştır.
Alıcı
Grubu
|
Alıcı
Grubu Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya
tüzel kişi kategorisi.
|
Açık
Rıza
|
Açık
Rıza Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle
açıklanan rıza.
|
Anonim
Hale Getirme
|
Kişisel
verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli
veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale
getirilmesi.
|
Çalışan
|
Çalışan
Veri Sorumlusu personeli.
|
Elektronik
Ortam
|
Elektronik
Ortam Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği,
okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
|
Elektronik
Olmayan Ortam
|
Elektronik
ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
|
Hizmet
Sağlayıcı
|
Veri
Sorumlusu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya
tüzel kişi.
|
İlgili
Kişi
|
İlgili
Kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
|
İlgili
Kullanıcı
|
Verilerin
teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya
da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri
sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen
kişiler.
|
İmha
|
İmha
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
|
Kanun
|
6698
Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
|
Kayıt
Ortamı
|
Tamamen
veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası
olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu
her türlü ortam.
|
Kişisel
Veri
|
Kişiyi
belirli veya belirlenebilir kılan her türlü bilgi.
|
Kişisel
Veri İşleme Envanteri
|
Veri
sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları
kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve
hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi
grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri
amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere
aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan
tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
|
Kişisel
Verilerin İşlenmesi
|
Kişisel
verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt
sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi,
kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi,
açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi,
sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde
gerçekleştirilen her türlü işlem.
|
Kurul
|
Kişisel
Verileri Koruma Kurulu.
|
Özel
Nitelikli Kişisel Veri
|
Kişilerin
ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya
diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği,
sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili
verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
|
Periyodik
İmha
|
Kanunda
yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda
kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden
aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale
getirme işlemi.
|
Politika
|
Kişisel
Verileri Saklama ve İmha Politikası.
|
Veri
İşleyen
|
Veri
sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri
işleyen gerçek veya tüzel kişi.
|
Veri
Kayıt Sistemi
|
Kişisel
verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
|
Veri
Sorumlusu
|
Kişisel
verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin
kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
|
Veri
Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi
|
Veri
sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde
kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından
oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.
|
VERBİS
|
Veri
Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi.
|
Yönetmelik
|
28 Ekim
2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok
Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
|
Aşağıdaki
tablo, Veri Sorumlusu tarafından saklanan kişisel verilerin hangi ortamlarda
kayıt altına alındığını göstermektedir. Veri Sorumlusu tarafından saklanan
kişisel veriler, niteliğine ve hukuki durumuna göre en uygun kayıt ortamında
saklanmaktadır.
Veri
Saklama Ortamları
|
Kilitli
Arşiv Dolabı
|
İşletme
Sunucusu
|
Excel
Programı
|
Yazılım
Programı - Yurtiçi
|
Şifreli
Dosya
|
Arşiv
Dolabı
|
Bilgisayar
|
Arşiv
Odası
|
Server
|
Yurtiçi
E-posta Sunucusu
|
Kağıt
|
Yurtiçi
Sunucu
|
Erişim
Kısıtlı Dosya
|
Şirket İçinde
Bulunan Server
|
Yurtdışı
E-posta Sunucusu
|
Kontrollü
Bölgede Çift Kilitli Dolap
|
Hard
Disk
|
Yurtdışı
Sunucu
|
Klasör
|
Defter
|
Flash
Bellek
|
Online
Yedekleme Lokasyonu
|
Dahili
Hafıza
|
Sabit
Disk
|
Yönetmeliğin
6. maddesinin f bendi uyarınca kişisel verilerin saklanmasında ve imha
süreçlerinde yer alan kişilerin unvanlarının, görevlerinin ve birimlerinin
belirtilmesi gerektiği düzenleme altına alınmıştır. Bu kapsamda kişisel
verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi, kişisel
verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla veri güvenliği,
saklama ve imha süreçlerinin yönetimi, teknik ve idari tedbirlerin alınması
konularında Veri Sorumlusu bünyesinde bulunan kişilere ait unvanları, görev ve
birimleri belirtilmiştir.
Unvan
|
Görev
Tanımı
|
Kişisel
Veri Yöneticisi
|
Kişisel
Veri Yöneticisi Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü
planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek;
Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri
Saklama ve İmha Politikası ve düzenlenen diğer politika ve prosedürler
uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen
talepleri karara bağlamakla yükümlüdür.
|
Veri
Sorumlusu Kişisel Veri Koruma Uzmanı (Teknik ve İdari)
|
Veri
Sorumlusu Kişisel Veri Koruma Uzmanı (Teknik ve İdari) İlgili kişilerin
taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Yöneticisine
raporlanmasından; Kişisel Veri Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve
karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri
Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha
süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri
Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden
sorumludur.
|
Veri
Sorumlusu bünyesinde, kişisel veriler Kanunun belirtmiş olduğu hususlara uygun
olarak işlenmekte ve işbu Politika’da belirtilen kayıt ortamlarında saklanmakla
beraber yine bu politikada belirtilen şekilde imha edilmektedir.
Kişisel
Veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme
şartlarından birine veya birkaçına dayalı olarak ve bu kapsamda, kişisel
verilerin işlenmesi için belirtilen şartların geçerliliği süresince kişisel
veriler saklanmakta, söz konusu işleme şartları sona erdiğinde veya ilgili
kişinin Veri Sorumlusu’na başvurusu üzerine, (Veri Sorumlusu’nun riayet etmesi
gereken diğer hukuki yükümlülükleri kontrol edildikten sonra) uygun görülmesi
halinde ilgili kişinin talebi üzerine saklanmakta olan kişisel veriler silinmekte,
imha edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Veri
Sorumlusu, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta
öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
·
4857
sayılı İş Kanunu,
·
6102
sayılı Türk Ticaret Kanunu,
·
6098
sayılı Türk Borçlar Kanunu,
·
6502
sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun,
·
3308
sayılı Mesleki Eğitim Kanunu,
·
6331
sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
·
6698
sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
·
213
sayılı Vergi Usul Kanunu,
·
5510
sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
·
6563
sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun,
·
İş
Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği,
·
Ticari
İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik,
·
1774
sayılı Kimlik Bildirme Kanunu
·
4904
sayılı Türkiye İş Kurumu Kanunu
Bu
kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde
öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
Veri
Sorumlusu, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri belirli
amaçlar doğrultusunda saklamaktadır. Bu kapsamda amaçlar aşağıda sayılmıştır:
İşleme
Amaçları
|
İş
Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
|
Faaliyetlerin
Mevzuata Uygun Yürütülmesi
|
Yönetim
Faaliyetlerinin Yürütülmesi
|
Finans
Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
|
Hukuk
İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
|
Çalışanlar
İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
|
Çalışanlar
İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Diğer -
Çevre Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
|
Denetim
/ Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
|
Fiziksel
Mekan Güvenliğinin Temini
|
Mal /
Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
|
İş
Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
|
Taşınır
Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
|
İş
Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
|
Yetkili
Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
|
Lojistik
Faaliyetlerinin Yürütülmesi
|
Müşteri
İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
|
İş
Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve
Değerlendirilmesi
|
İletişim
Faaliyetlerinin Yürütülmesi
|
Görevlendirme
Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Risk
Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Mal /
Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Çalışan
Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Mal /
Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
|
Acil
Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Mal /
Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Tedarik
Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Sözleşme
Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Ürün /
Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Saklama
Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
|
Müşteri
Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
|
Talep /
Şikayetlerin Takibi
|
Bilgi
Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Organizasyon
Ve Etkinlik Yönetimi
|
Reklam
/ Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Sosyal
Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi
|
Pazarlama
Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
|
İç
Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
|
Ücret
Politikasının Yürütülmesi
|
Erişim
Yetkilerinin Yürütülmesi
|
Ziyaretçi
Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi
|
Firma /
Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Veri
Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
|
Stratejik
Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
|
Performans
Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Çalışan
Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Çalışan
Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
|
Diğer -
Fesih İşlemlerinin Yürütülmesi
|
İnsan
Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
|
Eğitim Faaliyetlerinin
Yürütülmesi
|
Yetenek
/ Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
|
Kişisel
veriler;
·
İşlenmesini
veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
·
Kişisel
verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde,
ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
·
Kanunun
11’inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin
silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Veri Sorumlusu
tarafından kabul edilmesi,
·
Veri
Sorumlusu’nun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok
edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu
reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde
cevap vermemesi hallerinde; Kişisel Verileri Koruma Kurumuna şikâyette
bulunması ve bu talebin Kurum tarafından uygun bulunması,
·
Kişisel
verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel
verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut
olmaması,
·
İlgili
mevzuatlarda yer alan saklama sürelerinin sona ermesi,
Veri
Sorumlusu, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı
olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile
tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari
tedbirleri almaktadır. Ayrıca Veri Sorumlusu Kanun’un 12. maddesiyle Kanunun
6‘ncı maddesinin dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için
Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli
önlemler çerçevesinde teknik ve idari tedbirler de almaktadır.
İşbu
tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu
ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri
kapsar.
Veri
Sorumlusu, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve
verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik
tedbirleri almaktadır:
Teknik
Tedbirler
|
Ağ
güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır
|
Bilgi teknolojileri
sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri
alınmaktadır
|
Bulutta
depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır
|
Güncel
anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır
|
Güvenlik
duvarları kullanılmaktadır
|
Kişisel
veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de
sağlanmaktadır
|
Kullanıcı
hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de
yapılmaktadır
|
Saldırı
tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır
|
Siber
güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir
|
Veri
Sorumlusu, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların, ilgili verinin ve
verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri
almaktadır:
İdari
Tedbirler
|
Çalışanlar
için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur
|
Çalışanlar
için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık
çalışmaları yapılmaktadır
|
Çalışanlar
için yetki matrisi oluşturulmuştur
|
Gizlilik
taahhütnameleri yapılmaktadır
|
Görev
değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri
kaldırılmaktadır
|
İmzalanan
sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir
|
Kağıt
yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta
ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir
|
Kişisel
veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir
|
Kişisel
veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır
|
Kişisel
veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır
|
Kişisel
veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik
önlemleri alınmaktadır
|
Kişisel
veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı
güvenliği sağlanmaktadır
|
Kişisel
veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır
|
Kişisel
veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır
|
Mevcut
risk ve tehditler belirlenmiştir
|
Özel
nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler
belirlenmiş ve uygulanmaktadır
|
Veri
işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı
sağlanmaktadır
|
Veri
Sorumlusu, Kanuna ve sair mevzuat ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması
Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri,
İmha
Sebepleri
|
Kişisel
Verilerin Korunması Kurulu'nun Kişisel Verinin İmhasına Yönelik Kararı
|
Saklama
Süresinin Sona Ermesi
|
İlgili
Kişi Talebi
|
sebepleriyle
işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde
re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Veri
Sorumlusu tarafından kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme
teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
Kişisel
verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir
şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Aşağıda
yer alan tabloda verilen yöntemlerden bir veya birkaçı kullanılarak kişisel
veriler silinir.
Fiziksel
Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri
|
|
Karartma
|
Fiziksel
ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir.
Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan
durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve
teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep, kullanılarak görünemez
hale getirilmesi şeklinde yapılır.
|
Bulut
ve Yerel Dijital Ortamda/ Yazılımlarda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme
Yöntemleri
|
|
Yazılımdan
güvenli olarak silme
|
Bulut
ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler saklanmasını
gerektiren sürenin sona ermesiyle veri tabanı yöneticisi hariç diğer ilgili
çalışanların hiçbir şekilde erişemeyeceği şekilde dijital komutla silinir ve
tekrar kullanılamaz hale getirilir.
|
Sunucularda
Yer Alan Kişisel Veriler
|
|
Erişim
yetkisini kaldırarak silme
|
Erişim
yetkisini kaldırarak silme Sunucularda yer alan kişisel verilerden
saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından
ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılır ve silme işlemi yapılır.
|
Kişisel
verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde
erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Aşağıda
yer alan tabloda verilen yöntemlerden bir veya birkaçı kullanılarak kişisel
veriler yok edilir.
Fiziksel/Matbu
Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
|
|
Fiziksel
yok etme
|
Fiziksel
yok etme Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir
araya getirilemeyecek şekilde yok edilir.
|
Yerel
Dijital Ortamda ve Sunucularda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme
Yöntemleri
|
|
Fiziksel
yok etme
|
Kişisel
veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz
haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya
manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal
öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.
|
De-manyetize
etme (degauss)
|
De-manyetize
etme (degauss) Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile
üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.
|
Üzerine
yazma
|
Manyetik
medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden
oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının
önüne geçilir.
|
Erişim
yetkisini kaldırarak yok etme
|
Erişim
yetkisini kaldırarak yok etme Sunucularda yer alan kişisel verilerden
saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından
ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılır ve bir daha ulaşılamayacak
şekilde yok etme işlemi yapılır.
|
Bulut
Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
|
|
Yazılımdan
güvenli olarak silme
|
Bulut
ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital
komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel
verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm
kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.
|
Kişisel
verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle
eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek
kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Aşağıda
yer alan tabloda verilen yöntemlerden bir veya birkaçı kullanılarak kişisel
veriler anonim hale getirilir.
Fiziksel/Matbu
Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Anonim Hale Getirme Yöntemleri
|
|
Değişkenleri
çıkarma
|
İlgili
kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi
bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da
birkaçının çıkarılmasıdır.
Bu
yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi,
kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin
bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir.
|
Bölgesel
gizleme
|
Kişisel
verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna
durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin
silinmesi işlemidir.
|
Genelleştirme
|
Genelleştirme
Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri
kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.
|
Alt ve
üst sınır kodlama / Global kodlama
|
Alt ve
üst sınır kodlama / Global kodlama Belli bir değişken için o değişkene ait
aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer
içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler
kategorilendirilir. Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir.
|
Mikro
birleştirilme
|
Bu
yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre
dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha
sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak
alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu
sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından,
verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır.
|
Veri
karma ve bozma
|
Veri
karma ve bozma Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı
tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi
ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.
|
Dijital
Ortamda/Sunucularda/Bulut Ortamın Tutulan Kişisel Veriler İçin Anonim Hale
Getirme Yöntemleri
|
||
Maskeleme
(Şifreleme, simge kullanma, bulanıklaştırma, karıştırma, geçersizleştirme)
|
Maskeleme
(Şifreleme, simge kullanma, bulanıklaştırma, karıştırma, geçersizleştirme)
Veri maskeleme kişisel verilere yetkisiz kişiler tarafından erişilmesini
engellemek amacıyla anlaşılmaz hale getirilmesidir. Bu yöntem kurumda bulunan
gizli ve hassas bilgilerin kurum içerisine ve kurum dışarısına sızmasını,
kötü niyetli kişilerce ele geçirilmesini engellemek amacıyla
kullanılmaktadır. Veri maskelemede veri formatı değiştirilmez sadece değerler
değiştirilir ancak bu değişim herhangi bir şekilde tespit edilmeyecek ve geri
döndürülmeyecek şekilde yapılmaktadır. Ayrıca kimlerin hangi verilere
ulaşabileceği belirlenerek sadece yetkisi olan kişilerin görmesi gereken
bilgileri görmesi ve diğer bilgilerin maskelenmesi sağlanır.
|
|
Veri
Sorumlusu tarafından faaliyetler kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle
ilgili olarak;
·
Süreçlere
bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle
ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Veri Sorumlusu Kişisel Veri İşleme
Envanterinde,
·
Veri
kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta,
·
Süreç
bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında
·
Süreçlere
bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle
ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Veri Sorumlusu Kişisel Veri İşleme
Envanterinde,
·
Veri
kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta,
·
Süreç
bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında
Veri
Kategorisi
|
Saklama
Süresi
|
Kimlik
|
Diğer - İş
İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
Veri İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden Sonra 10 Yıl
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İş Akdinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 2 Yıl
Diğer -
Mülkiyetin Sona Ermesinden Sonra 10 Yıl
Diğer -
Şirketin Sona Ermesi-Feshi-Tasfiyesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 5 Yıl
Diğer -
İşleme Tarihinden İtibaren 60 Gün
Diğer -
İşleme Tarihinden İtibaren 1 Yıl
1 Yıl
|
Görsel ve İşitsel Kayıtlar
|
Diğer - İş
İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 2 Yıl
|
İletişim
|
Diğer - Veri
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İş İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İş Akdinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
Mülkiyetin Sona Ermesinden Sonra 10 Yıl
Diğer -
Şirketin Sona Ermesi-Feshi-Tasfiyesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 2 Yıl
Diğer -
Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 5 Yıl
Diğer -
İşleme Tarihinden İtibaren 60 Gün
Diğer -
İşleme Tarihinden İtibaren 1 Yıl
|
Hukuki İşlem
|
Diğer - İş
İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
|
Özlük
|
Diğer - İş
İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer - İş
Akdinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Tarihinden İtibaren 1 Yıl
1 Yıl
|
Fiziksel Mekân Güvenliği
|
Diğer - İş
İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
İşleme Tarihinden İtibaren 30 Gün
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İş Akdinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
|
Finans
|
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İş İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
Şirketin Sona Ermesi-Feshi-Tasfiyesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İş Akdinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
|
Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik
Tedbirleri
|
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Tarihinden İtibaren 1 Yıl
Diğer -
İş İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
|
Diğer - Araç Bilgisi
|
Diğer - İş
Akdinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
Mülkiyetin Sona Ermesinden Sonra 10 Yıl
|
Risk Yönetimi
|
Diğer - İş
İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
|
Müşteri İşlem
|
Diğer - İş
İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 2 Yıl
|
Mesleki Deneyim
|
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
İş İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
İşleme Tarihinden İtibaren 1 Yıl
Diğer -
İş Akdinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
1 Yıl
|
Lokasyon
|
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İş Akdinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 5 Yıl
Diğer - İş
İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
|
Pazarlama
|
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 5 Yıl
|
İşlem Güvenliği
|
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 2 Yıl
Diğer -
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Diğer -
İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 5 Yıl
Diğer - İş
Akdinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
2 Yıl
|
Sağlık Bilgileri
|
Diğer - İş
İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
İşleme Tarihinden İtibaren 1 Yıl
Diğer - İş
Akdinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
|
Diğer - Çalışan Aile Bireyi ve
Yakını Bilgisi
|
Diğer - İş
İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
Diğer -
İş Akdinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl
|
Veri
Sorumlusu, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması
Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmhası Politikası uyarınca
sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme
yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde,
kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili
kişi, Kanunun 13’üncü maddesine istinaden Veri Sorumlusu’na başvurarak
kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep
ettiğinde;
·
Kişisel
verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Veri Sorumlusu talebe
konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde
gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale
getirir. Veri Sorumlusu’nun talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini
Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na uygun olarak yapmış
olması gerekir. Veri Sorumlusu, her halde yapılan işlemle hakkında ilgili
kişiye bilgi verir.
·
Kişisel
verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Veri Sorumlusu
tarafından Kanunun 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi
açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde
yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
Kanunda
yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması
durumunda; Veri Sorumlusu, işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel
verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve
tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder
veya anonim hale getirir.
Periyodik
imha süreçleri ilk kez ……………… tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar
eder.
Veri
Sorumlusu nezdinde kayıtları tutulan kişisel veriler Politika gereği saklama
süresinin ve/veya yasal saklama sürelerinin bitmesi nedeniyle periyodik imha
süreçlerinin bir parçası olarak imha çalışmasına konu edilmekte ve süreç
Kişisel Veri İmha Tutanağı ile belgelenmektedir.
Politika,
ıslak imzalı (basılı kağıt), basılı veya elektronik QR Kod ve doğrudan
elektronik ortamda olmak üzere üç farklı şekilde yayınlanır, Veri Sorumlusu’nun
www.milagroyem.com internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kağıt nüshası
da Veri Sorumlusu Yönetim Kurulunca veya Kişisel Veri Yöneticisince KVKK
dosyasında saklanır.
Politika,
ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
Veri
Sorumlusu, Mevzuat hükümleri gereği ya da Veri Sorumlusu politikası gereği
kişisel verilerin saklanması ve imha politikasında değişiklik yapma hakkına
sahiptir.
Copyright © Doreticaret 2016 E-ticaret Yazılımı